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关于做好2016年度档案归档移交工作的通知

 

各部门:

根据广东省档案局《关于印发〈广东省省直单位档案工作年度评估办法〉的通知》(粤档发〔20116号)要求,为做好我院2016年度各类文件材料归档移交及档案年度评估工作,请各部门将本部门2016年度产生的属于归档范围的各类资料按照归档时间和要求整理好后移交到学院综合档案室。现将有关事项通知如下:

一、移交时间

各部门档案移交时间自发文之日起两周内,即在201747日前。

二、归档范围

(一)201611日至1231日期间,学院在党政管理、科研、教学、基建、财务、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料均应归档,归档范围和保管期限参照主要参照《广东科贸职业学院档案归档范围和保管期限表》(详见附件)执行。

(二)以学院名义签订的各种合同书、协议书原件。

(三)归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(照片、光盘、磁盘等)。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。

(四)以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗(省级以上)等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

三、工作要求

(一)各部门领导要高度重视档案工作。各部门要指定一名部门负责人及一名兼职档案员负责档案工作。部门负责人要认真把好归档材料的审核关。各部门教职工要将工作中形成的有保存价值的资料交本部门兼职档案员归档,以便日后工作查考。

(二)各部门兼职档案员要认真做好本部门文件材料收集归档移交工作。请将本部门2016年度在各项工作活动中形成的对学院和社会有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全、完整,要特别注意避免重要资料的遗漏和文件附件材料的缺失,确保文件材料的原件归档,不能使用复印件代替,同时避免重复归档。学院盖章印发的红头文件(函件),由学院办公室统一收集归档;各单位盖章印发的重要文件(函件)由各单位收集归档。

(三)归档文件编号请用铅笔编写,档案归档目录一式两份,附在《档案文件材料移交清单》(见附件)后与归档资料一并移交学院综合档案室。在移交纸质文件材料的同时,如有相应的电子文件请一并移交。

(四)档案移交严格履行交接手续。档案移交时,交接双方当面检查,综合档案室按立卷归档要求进行验收,不符合要求的退回归档部门重新整理,方可办理移交手续。

四、其他事项

(一)综合档案室已建立“科贸档案QQ群”(号码:217659628)为方便工作,请各部门档案工作负责人及兼职档案员加入。

(二)2017年度档案归档移交工作时间紧,任务较重,希望各部门抓紧开展工作。对于归档中存在的疑难问题,可与综合档案室联系,联系人:刘虹娟,联系电话:22014917

 

附件:1.广东科贸职业学院档案文件材料移交清单

        2.广东科贸职业学院各部门归档范围和保管期限表(后勤管理处除外)

         3.广东科贸职业学院各部门归档范围和保管期限表(后勤管理处)

 

 

                                            

广东科贸职业学院办公室

    2016323


 

附件1

广东科贸职业学院档案移交清单

 

序号

文件署名

     

份数

文件

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备注

1

 

 

 

 

 

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移交部门 (盖章) : 移交人:             移交时间:           

审核人:             审核时间:            

 

综合档案室 接收人:                     接收时间:            

 

 

                      正文:  /UploadFiles/xybgs/2017/3/201703311130253812.doc

附件2.  /UploadFiles/xybgs/2017/3/201703301133374041.doc

附件3.  /UploadFiles/xybgs/2017/3/201703301134000989.doc