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1.目的

明确办公室部门职责及各岗位职责。

2.范围

办公室所有工作人员。

3.办公室职责

办公室协调全院行政工作,负责学院文秘、调研、档案、保密、文印、接待、信访、督办、信息统计工作,负责ISO9001质量认证体系日常管理工作。其主要职责如下:

3.1 负责制订学院发展规划、全院性的工作计划及向上级的呈文;负责协助全院性会议及重大活动并形成纪要;

3.2负责内部协调和学院重大工作部署的督办工作;

3.3负责对外联系及接待工作;

3.4负责机要保密工作,做好文件传阅和保管,执行保密制度;

3.5负责综合档案室的建设、管理和利用;

3.6做好院内各类印章的审查、刻制和学院印章的保管使用;

3.7负责学院文件的统一编号、行文格式、文字把关、打印发送工作;

3.8负责学院法人登记证及代码证的年审和管理工作,负责出具介绍信、证明;

3.9负责ISO9000质量管理工作;

3.10完成上级领导和学院领导交办的其它工作。

4.办公室各岗位职责

4.1主任职责

4.1.1主持办公室全面工作,组织办公室全体人员履行岗位职责,确保学院机构的正常运转和各项任务的顺利完成;

4.1.2负责学院院长办公会议、院务会议、专题研究会的统筹安排,协调全院性会议及大型活动的举办;

4.1.3综合协调学院行政各部门工作,督促检查各处、系贯彻执行学院的决定、工作计划和上级下达的专项任务的情况,协调做好跨部门的工作;

4.1.4组织拟定学院的工作计划和草拟学院的工作总结以及全院性的重要文件和领导的重要讲话;

4.1.5负责学院文件的审核、督办工作;

4.1.6负责对外联系,接待、处理院内外群众的来信、来访;

4.1.7承担学院安全保密工作,负责学院行政印章管理;

4.1.8当好学院领导的参谋和助手,协调安排院领导分管部门及联系基层工作,安排学院领导的会议、出差、交通、通讯等内务事务管理;

4.1.9 负责统筹学院突发事件应急处置和院务公开管理工作;

4.1.10完成学院领导交办的其它工作。

4.2副主任职责

4.2.1协助办公室主任做好职责分工范围内的工作,分管秘书科、综合档案室;

4.2.2,按照学院领导的要求,组织有关人员草拟学院工作计划、工作总结、学院一级的有关公文、院领导的讲话稿和印章管理等;

4.2.3协助安排好院长办公会议,院务会议,组织草拟会议决定、会议纪要;

4.2.4协助主任签批上级机关下发文件、兄弟单位来文的传阅或处理意见;

4.2.5负责部分重要公文的核稿工作;

4.2.6 负责学院信息统计、档案管理工作,组织对学院各部门兼职文秘人员、信息员、统计员、档案员业务培训工作;

4.2.7负责来信来访、信息调研和办公室网页更新及信息发布工作;

4.2.8协助主任抓好办公室的思想政治工作和职业道德教育;

4.2.9负责学院周工作安排和学院领导的公务活动安排及学院领导、办公室的日常行政事务工作;

4.2.10在主任不在岗的情况下,受主任委托行使主任工作职责;

4.2.11完成院领导和办公室主任交办的其他工作。

4.3秘书科科长(或文秘工作岗位)职责

4.3.1做好院长办公会、院务会议和有关专题会议的组织及会务工作;做好会议记录并整理会议纪要;负责来文的收集、登记、传阅、催办、归档的工作;

4.3.2负责学院行政发文的审核、编号及打印和上报、下发工作;对全院各单位的公文处理进行指导;

4.3.3起草学院的工作计划、总结、报告、规划等文件,发布行政有关的决定、布告、通知、会议纪要;

4.3.4负责院内基层单位上报学院党委、行政和学院党政领导的请示、报告的签收、批转和办理过程中的有关事宜;负责高等教育基层统计报表等各类相关报表的统计汇总工作;

4.3.5积极开展调查研究,及时准确地了解掌握和反映有关情况;搜集、整理与学院改革、发展、稳定有关的信息资料;负责撰写、编印学院大事记;

4.3.6负责学院合同管理工作;

4.3.7负责文印管理工作;

4.3.8严格执行国家有关保密法规和制度,严守学院各种文件、重要会议、统计数字等资料的机密;

4.3.9做好领导的秘书;

4.3.10完成领导临时交办的其它工作。

4.4行政岗位职责

4.4.1负责办公室日常行政事务的管理,管理保密室和机要交换;

4.4.2负责办理事业单位法人、组织机构代码等证书的年审、更改等工作;

4.4.3负责接待群众的来访,处理院内外群众来信和学院院长信箱信件的接收传阅处理工作;

4.4.4负责学院礼堂、学术报告厅、会议室调配与使用;

4.4.5负责学院接待工作和用餐管理:

4.4.6负责学院领导办公用品、学院礼品、接待用品的采购和供应工作;

4.4.7统筹全院办公室安排及办公设备的配置等

4.4.8具体负责学院突发事件应急领导小组办公室日常业务

4.4.9具体负责院务公开领导小组办公室日常工作

4.4.10办理院领导临时交办的其它工作任务。

4.5保密室岗位职责

4.5.1在院党委和党委保密委的领导下,在上级主管业务部门的领导或指导下,负责党委保密委的日常工作

4.5.2积极贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策,组织保密法律、法规、规章的实施

4.5.3制定、修订学院保密方面的规章制度,并监督实施依照法定程序和有关规定,组织实施本院有关国家秘密事项的密级、期限的确定、变更和解密工作;

4.5.4开展保密宣传教育,组织本院有关涉密工作人员的保密培训;

4.5.5加强对本院通信和办公自动化设备的保密管理,负责对保密技术防范措施的监督、检查和指导;

4.5.6负责起草保密委的计划、总结等文件材料;

4.5.7负责来文的收集、登记、传阅、催办、归档的工作;

4.5.8负责学院、院长、院办公室的印章使用和管理

4.5.9制发学院介绍信、开具证明;

4.5.10负责办公室网页的设计和制作;

4.5.11负责学院合同的收集、归档工作;

4.5.12完成领导临时交办的其它工作。     

4.6文印员职责

4.6.1负责学院文件、资料的打印及印制工作;

4.6.2负责全院试卷的印制;

4.6.3遵守文印工作规范,严格执行保密制度及安全制度;            

4.6.4保养文印设备,节约文印材料;

4.6.5完成领导交办的其它工作任务。

4.7机要通信员职责

4.7.1负责学院文件的交换工作,确保机要文件的安全;

4.7.2负责学院领导及办公室报刊、杂志的征订工作;

4.7.3及时、准确分发各类文件、资料;

4.7.4负责学院领导及办公室资料、函件等邮寄工件;

4.7.5负责院办考勤工作;

4.7.6负责院办的日常杂务工作;

4.7.7完成领导交办的其它工作任务。

4.8档案室主任(或档案管理员)职责

4.8.1贯彻执行国家关于档案工作的政策法规和学院相关的规章制度,严守党和国家机密,认真学习档案专业知识和管理科学知识,刻苦钻研业务;

4.8.2负责规划和协调全院档案工作,并对学院各部门档案工作进行监督、指导和检查;

4.8.3制订和组织实施学院有关档案工作的规章制度,加强档案规范化、标准化、信息化建设,提高档案的综合管理水平;

4.8.4负责接收、整理、分类、鉴定、统计和保管全院各门类档案;

4.8.5严格执行国家《保密法》和学院保密规章制度,组织做好档案的鉴定、销毁工作;

4.8.6做好档案开放和利用工作,办理档案借阅;编制检索工具,编写档案参考资料,汇编档案文献,利用档案信息资源,为学院各项工作服务;

4.8.7维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作;

4.8.8协助组织学院专、兼职档案工作人员业务学习与培训;

4.8.9开展档案理论和业务的学术研究,参加院内外档案业务研讨和交流;

4.8.10完成领导交办的其他工作任务。